Política de privacidad

COLOMBIA TECH WEEK S.A.S., identificada con NIT. 901.800.432-1 (en adelante, “CTW”), es una empresa que respeta los datos personales proporcionados por sus clientes actuales y potenciales, empleados, candidatos, socios comerciales, proveedores, patrocinadores, asistentes potenciales y personas interesadas en los servicios de CTW. Por ello, CTW ha implementado esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”) para informarle sobre qué Datos Personales procesamos, por qué los procesamos, sus derechos como Titular de los Datos Personales y los mecanismos que puede utilizar para ejercerlos.

El uso de la plataforma y/o sitio web de CTW, la celebración de contratos laborales, asociaciones comerciales o acuerdos de prestación de servicios, y/o su aceptación expresa e inequívoca de los términos y condiciones y de esta Política implican que usted acepta el tratamiento de sus Datos Personales de acuerdo con lo establecido en esta Política.

¿Cómo puede comprender mejor esta política?

1. Definiciones

Para ayudarle a comprender mejor esta Política, a continuación, explicamos el significado de cada término utilizado en este documento.

Autorización:

El consentimiento previo, expreso e informado que nos otorga para tratar sus Datos Personales.

Base de Datos:

Un conjunto organizado de Datos Personales que está sujeto a Tratamiento.

Consulta:

Una solicitud que usted realiza como Titular de los Datos para conocer la información que tenemos sobre usted en nuestras Bases de Datos.

Datos Anonimizados:

Datos que no lo identifican personalmente y que CTW puede utilizar para análisis estadísticos o agregados.

Datos Personales:

Cualquier información que pueda utilizarse para identificarlo.

Datos Personales Privados:

Datos que, por su naturaleza íntima o reservada, solo son relevantes para usted como Titular de los Datos.

Datos Personales Semiprivados:

Datos que no son íntimos, reservados ni públicos, y cuyo conocimiento o divulgación puede ser de interés no solo para usted, sino también para un sector o grupo de personas o la sociedad en general. Por ejemplo, datos financieros, crediticios, comerciales, de actividad de servicios y de seguridad social.

Datos Públicos:

Datos clasificados como públicos por la ley y todos aquellos que no sean semiprivados, privados o sensibles.

Datos Sensibles:

Datos que afectan su privacidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como datos que revelen el origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, así como datos de salud, vida sexual y datos biométricos.

Encargado del Tratamiento:

Persona natural o jurídica, pública o privada, que trata Datos Personales con base en las instrucciones del Responsable del Tratamiento.

Finalidad:

El objetivo por el cual CTW tratará sus Datos Personales.

Fuente:

Persona, entidad u organización que recibe o conoce Datos Personales de los Titulares en virtud de una relación comercial o de otro tipo y suministra estos datos a un Operador de Información.

Operador:

Persona, entidad u organización que recibe Datos Personales de diversas fuentes, los administra y los pone a disposición de los Titulares bajo los parámetros de la Ley 1266 de 2008 y normas complementarias.

Sitio Web:

Se refiere al sitio web de CTW a través del cual se promocionan y comercializan los Servicios.

Plataforma:

Se refiere al sitio web o la aplicación de CTW a través de la cual se prestan los Servicios.

Reclamo:

Solicitud que usted realiza para ejercer sus derechos relacionados con sus Datos Personales.

Responsable del Tratamiento:

Persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre el Tratamiento de los Datos Personales y determina su finalidad. En este caso, CTW es el Responsable del Tratamiento de sus Datos Personales.

Requisito de Procedibilidad:

Paso previo que debe realizar antes de presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Consiste en presentar un reclamo directo al Encargado o Responsable del Tratamiento.

Servicios:

Servicios prestados por CTW: organización de eventos y actividades para promover la innovación y el emprendimiento, posicionando a Colombia como un líder en el ecosistema emprendedor internacional.

Titular de los Datos:

Usted, la persona natural cuyos Datos Personales están siendo tratados.

Tratamiento:

Cualquier operación realizada sobre sus Datos Personales: recolección, almacenamiento, procesamiento, análisis, uso, circulación, transferencia, transmisión, actualización, corrección o eliminación.

Transmisión:

La entrega de Datos Personales a un Encargado del Tratamiento para que realice el Tratamiento de acuerdo con las instrucciones del Responsable, dentro o fuera del territorio de Colombia.

Transferencia:

La entrega de Datos Personales a otro Responsable del Tratamiento para que los trate de manera autónoma, dentro o fuera del territorio de Colombia.

2. Alcance

Esta Política aplica a todos los Datos Personales que posee CTW, quien actúa como Responsable del Tratamiento de Datos Personales.

3. Principios del Tratamiento de Datos Personales

El Tratamiento de Datos Personales se llevará a cabo de acuerdo con los principios establecidos en el Artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 y el Artículo 4 de la Ley 1266 de 2008, así como en cualquier normativa que los actualice o modifique:

Finalidad:

El Tratamiento debe tener una finalidad legal de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debemos informarle.

Necesidad y Razonabilidad:

Los Datos Personales deben ser necesarios para cumplir con las finalidades del Tratamiento.

Temporalidad:

El período durante el cual tratamos los Datos Personales debe ser solo el necesario para cumplir con la finalidad.

Libertad:

Solo podemos tratar Datos Personales con su consentimiento previo, expreso e informado.

Veracidad:

La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, verificable y comprensible.

Transparencia:

Debemos garantizar su derecho a obtener, en cualquier momento, información sobre la existencia de sus Datos Personales en nuestras Bases de Datos.

Acceso y Circulación Restringida:

Los Datos Personales no públicos solo serán tratados por personas que necesiten hacerlo para cumplir con la finalidad prevista.

Seguridad:

Cumplimos con todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los Datos Personales.

Confidencialidad:

Todas las personas involucradas en el Tratamiento de Datos Personales no públicos deben mantener la confidencialidad de la información.

No Discriminación:

No realizaremos actos de discriminación basados en los Datos Personales recolectados.

Reparación:

Estamos obligados a indemnizar cualquier daño causado por posibles fallas en el Tratamiento.

Limitación en la Recolección:

Solo recolectaremos los Datos Personales necesarios para cumplir con las finalidades del Tratamiento.

4. ¿Cuándo recolectamos sus Datos Personales y qué Datos recolectamos?

Recolección de Datos. CTW recopila Datos Personales de los Titulares en los siguientes casos:

• Cuando los Titulares adquieren el Servicio a través del Sitio Web o la Plataforma.
• Cuando se registran y comparten sus datos en el Sitio Web o la Plataforma.
• Cuando un socio nos transfiere los Datos Personales de los Titulares.
• Cuando los Titulares proporcionan voluntariamente Datos Personales al completar formularios físicos o digitales.
• Cuando utilizan los Servicios de CTW.
• Cuando se registran para asistir a eventos organizados por CTW.
• Cuando envían su hoja de vida o participan en un proceso de selección.
• Cuando celebra cualquier tipo de contrato con CTW (laboral, prestación de servicios, alianza comercial, asociación, patrocinio, proveedor, suministro, mandato u otro).

Información Recolectada. CTW puede solicitar o recopilar, salvo excepciones relacionadas con datos sensibles o de niños y adolescentes, los datos necesarios para cumplir con la finalidad prevista, incluyendo:

Datos que recolectamos de todos los Titulares

Nombre y apellido, nacionalidad, edad, número de identificación y copia del documento de identidad. Dirección postal y ciudad de residencia, número de teléfono de contacto, dirección de correo electrónico. Datos Personales recibidos de terceros, incluyendo información financiera, comercial y crediticia de fuentes autorizadas, así como información de seguridad social proveniente de operadores PILA. Cualquier otro Dato Personal necesario para cumplir con las finalidades descritas en esta Política.

Empleados, exempleados y postulantes

Estado civil, matrícula profesional, historial laboral, clínico, de salud, académico y financiero. Referencias laborales y personales, historia médica ocupacional, lugar de trabajo, cargo o profesión. Hoja de vida, certificación de afiliaciones a EPS, fondo de pensión y cesantías. Datos de cuenta bancaria, información de contacto de emergencia, datos familiares, información laboral del cónyuge o compañero(a) permanente y registros fotográficos.

Aliados, patrocinadores y proveedores

Razón social o nombre comercial, cargo dentro de la empresa, sector económico, NIT, copias del RUT, información del representante legal (nombre, identificación, correo y teléfono), referencias y antecedentes comerciales, datos bancarios, sitios web e información de empleados que interactúan con CTW.

Clientes y usuarios del Servicio

NIT, razón social, logotipos, cargo, sector económico, dirección de oficinas, contactos comerciales, datos del representante legal, actividad comercial, estado de inversión (pre-seed, seed, Serie A, B, C, etc.), datos financieros relevantes (estados financieros, flujo de caja, EBITDA) e historial de navegación en la Plataforma.

Datos Sensibles y su Tratamiento

CTW no requiere de manera general el Tratamiento de Datos Sensibles. Cuando aplique, solo se recopilarán y tratarán en los casos legalmente permitidos. Se le informará que no está obligado a proporcionar Datos Sensibles ni a autorizar su Tratamiento. Si decide no autorizarlo, CTW podría no continuar con la validación de identidad ni con la prestación de los Servicios.

Datos de Imagen

Al participar en cualquier videoconferencia o evento patrocinado u organizado por CTW, usted acepta y autoriza que su nombre e imagen puedan aparecer en programas, eventos, publicaciones y demás materiales de difusión promocional o comercial por un período de 50 años, sin obligación de compensación. Al aceptar esta Política, renuncia a cualquier reclamación contra CTW por derechos de imagen.

5. ¿Por qué recopilamos tus Datos Personales?

CTW procesará los Datos Personales para el desarrollo de su actividad económica. Recopilará, almacenará, organizará, circulará, usará, transmitirá y transferirá los Datos Personales conforme a los siguientes propósitos:

Propósitos comunes a todos los Titulares

Cumplir el objeto social de CTW; gestionar la relación laboral, civil o comercial; cumplir obligaciones legales, contables, comerciales y regulatorias; controlar la seguridad de personas, bienes e información; ejecutar la relación con los Titulares; gestionar el Sitio Web y la Plataforma; almacenar los datos en servidores de CTW; divulgar información cuando sea necesario para cumplir con leyes o procesos legales, prevenir fraudes y proteger derechos de terceros; verificar referencias y consultar listas restrictivas (Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, OFAC); cumplir regulaciones SARLAFT; mantener comunicación directa con los Titulares; realizar análisis estadísticos, comerciales, financieros, sociales o técnicos; compartir información con autoridades cuando lo exija la ley; verificar identidad y antecedentes; transmitir/transferir datos al grupo corporativo y a terceros encargados; contactarle por cualquier canal (internet, llamadas, SMS, WhatsApp y redes sociales); realizar mercadeo, encuestas y análisis; atender consultas y reclamos; usar los datos como prueba en procesos legales y enviar invitaciones a eventos.

Empleados, exempleados y postulantes

Proteger la salud de trabajadores y contratistas; verificar conflictos de interés, inhabilidades o incompatibilidades; gestionar selección, contratación y relaciones laborales; brindar beneficios; otorgar acceso a recursos tecnológicos; mantener registros disciplinarios; contribuir al sistema de seguridad social; entregar referencias laborales; evaluar y desarrollar procesos de selección.

Proveedores, patrocinadores y socios

Generar reportes a operadores de información crediticia y comercial; entregar referencias comerciales; gestionar pagos, comisiones, descuentos y retenciones; enviar facturas; emitir certificaciones; organizar y desarrollar eventos.

Clientes y usuarios

Cumplir la propuesta de valor y los Servicios; transmitir/transferir datos a socios comerciales; mejorar servicios y desarrollar nuevas actividades; evaluar nuevos productos; contactarle vía WhatsApp, correo y otros medios para pagos, facturas y eventos; ejecutar perfilamiento comercial y prospección con herramientas de IA; definir perfiles de consumo; realizar estrategias de mercadeo y publicidad; enviar noticias e información sobre los Servicios.

Transmisión y Transferencia

CTW podrá transferir o transmitir Datos Personales dentro o fuera de Colombia cuando el Titular lo autorice o lo exija la ley. Si se transmiten, los terceros los procesarán conforme a esta Política; si se transfieren, los nuevos Responsables aplicarán su propia política.

6. Autorización para Datos Sensibles y nuevas finalidades

Cuando CTW recopile Datos Sensibles o de menores, su Autorización debe ser explícita; se le informará que no está obligado a otorgarla. Para nuevos usos, publicaremos cambios en la Política y solicitaremos su Autorización; si no está de acuerdo, podrá revocarla y eliminaremos sus datos cuando no exista obligación legal de conservarlos. CTW solo procesará datos de antecedentes penales para garantizar la legalidad de sus operaciones, la seguridad y la prevención de fraude, lavado de activos y financiación del terrorismo.

7. ¿Qué son las cookies y para qué las usamos?

Una cookie es un archivo que se descarga en tu dispositivo cuando accedes a ciertas páginas web. CTW utiliza cookies propias y de terceros para almacenar preferencias, personalizar contenido y analizar la navegación. No recopilamos números de tarjetas de débito o crédito ni información financiera. Puedes rechazar el uso de cookies desde la configuración de tu navegador; en ese caso, la Plataforma podría no funcionar correctamente.

8. Declaraciones del Titular al autorizar el tratamiento

Al proporcionar voluntariamente tus Datos Personales, otorgar autorización por escrito o hacer clic en “Autorizo el tratamiento de mis Datos Personales,” declaras que: lo haces de manera voluntaria; entiendes qué son los Datos Sensibles y tu derecho a no proporcionarlos; conoces las finalidades; aceptas las medidas de seguridad implementadas por CTW; conoces tus derechos y mecanismos para ejercerlos; y, si eres cliente, reconoces tu vínculo contractual con CTW.

9. ¿Por cuánto tiempo procesaremos tus datos?

Procesaremos tus Datos Personales desde el momento en que otorgues la Autorización hasta que CTW sea disuelta y liquidada o hasta que se cumpla el propósito para el cual fueron recolectados. Cumplido el propósito, los Datos Personales serán almacenados como información histórica de los Titulares.

10. ¿Cómo protegemos sus Datos Personales?

CTW implementa medidas humanas, administrativas y técnicas razonablemente a su alcance para evitar alteración, pérdida, uso no autorizado o acceso indebido, incluyendo gestión de accesos y cifrado de información. Los datos podrán ser almacenados por proveedores de CTW en cualquier país donde tengan sucursales o proveedores de servicios.

Eliminación o supresión. Cumplido el fin del Tratamiento o cuando el Titular lo solicite y no exista obligación legal o contractual que lo impida, CTW eliminará los Datos Personales. Para solicitarlo, envía un correo a hello@colombiatechweek.co. CTW evaluará anualmente la información y podrá decidir su eliminación, notificando previamente a los Titulares, quienes contarán con quince (15) días hábiles para presentar consultas o reclamos.

Confidencialidad y anonimización. CTW respeta los derechos a la privacidad, libertad de expresión, buen nombre y honor. No divulgará información confidencial sin autorización; instruirá a quienes accedan a ella sobre su correcto manejo y anonimizará Datos Personales cuando exista riesgo a la privacidad.

Exactitud y calidad. CTW solicita la información necesaria e íntegra, se abstiene de tratar información parcial o incompleta y verifica la identidad de los Titulares mediante documentos como cédula de identidad, RUT, antecedentes penales, historial crediticio y certificaciones de entidades públicas o privadas.

11. Derechos del Titular y cómo ejercerlos

Tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus Datos Personales.
• Solicitar prueba de la Autorización otorgada, salvo las excepciones del Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• Ser informado sobre el uso dado a tus Datos Personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de tus Datos Personales.
• Acceder de forma gratuita a tus Datos Personales.
• Abstenerte de responder preguntas sobre Datos Sensibles o de niños y adolescentes.

La supresión y revocación no procederán cuando exista una obligación legal o contractual de permanecer en la Base de Datos. Las comunicaciones de marketing directo incluirán mecanismos sencillos para dejar de recibirlas.

Procedimiento. Envía un correo a hello@colombiatechweek.co dirigido a COLOMBIA TECH WEEK S.A.S. indicando: (i) nombre e identificación del Titular o persona autorizada; (ii) descripción precisa de los hechos; (iii) solicitudes o reclamos; (iv) dirección de respuesta; y (v) documentos relevantes.

Las consultas se resolverán en máximo diez (10) días, prorrogables por cinco (5) días hábiles. Los reclamos se resolverán en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles. Si la reclamación está incompleta, CTW podrá solicitar al Titular completarla dentro de los cinco (5) días posteriores; si transcurren dos (2) meses sin respuesta, se considerará desistida. Antes de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio deberá agotarse el trámite directo con CTW.

12. Deberes de CTW

• Garantizar el pleno y efectivo ejercicio de tus derechos.
• Tratar tus Datos Personales conforme a los principios de esta Política.
• Mantener la información bajo condiciones de seguridad adecuadas.
• Actualizar y rectificar la información cuando corresponda.
• Suministrar al Encargado únicamente datos cuyo tratamiento esté autorizado.
• Garantizar la veracidad, completitud y comprensibilidad de la información.
• Comunicar al Encargado actualizaciones y correcciones realizadas.
• Exigir al Encargado el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad.
• Informar al Encargado cuando determinada información esté en disputa.
• Notificar a la Superintendencia de Industria y Comercio violaciones a los códigos de seguridad.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia.

13. Otra información que necesitas saber

Información de contacto: Cualquier pregunta o solicitud adicional será atendida a través de hello@colombiatechweek.co.

Cambios: Cualquier cambio sustancial en esta Política será comunicado mediante la publicación de la nueva versión en nuestra Plataforma, y se solicitará tu autorización a través del mismo canal.

Última actualización: Esta Política fue actualizada por última vez el 29 de mayo de 2024.